Het is binnen Simplicate mogelijk om uren- en kostensoorten, medewerkertarieven en diensten (collectief) te indexeren. In dit artikel leggen we stapsgewijs uit hoe je dit het beste kan doen.

Je gaat naar Instellingen > Projecten > Indexeren:

Als je hier op klikt, dan sta je direct voor de keuze wat je wilt gaan indexeren: urensoorten, medewerkertarieven, kostensoorten of diensten op basis van vaste prijzen en/of abonnementen.

We leggen per onderdeel uit hoe het indexeren werkt.


Urensoorten indexeren

Het indexeren van urensoorten doe je echt per urensoort. Klik dus door op de urensoort die je wilt indexeren. Hier zie je het tweede tabblad Diensten met deze urensoort waar alle projecten- en diensten met de desbetreffende urensoort staan (ongeacht de factuurmethode).

Aan de rechterkant kun je eventueel een filter toepassen om te kijken of het tarief van de urensoort op een specifiek project en dienst overeenkomt met het standaard urensoort tarief. Je kunt hier immers op de specifieke dienst al van afgeweken zijn.

Wanneer je een (of meerdere) urensoorten selecteert en je klikt op Acties > Indexeren, dan verschijnt er een pop-up waar je de tarieven van deze urensoorten kan aanpassen:

  • Procentueel
    Selecteer eerst een + voor een verhoging of een - voor een verlaging.
    Vervolgens vul je het percentage in waarmee de verhoging of verlaging toegepast moet worden.

  • Nieuwe vaste waarde (tarief)
    Vul hier letterlijk het tarief in dat het moet worden (ongeacht wat het tarief hiervoor was).

Wanneer je op 'volgende' klikt, dan zie je vervolgens in dezelfde pop-up een overzicht van de urensoorten met oude en nieuwe tarieven die het betreft. Op het moment dat je nu op 'prijswijziging doorvoeren' klikt, worden de nieuwe tarieven direct verwerkt. De wijziging is tevens terug te zien op de tijdlijn van het desbetreffende project.

Let op:

  • Het is niet mogelijk om de indexatie klaar te zetten voor een bepaalde datum. Wanneer je dit dus doet, wordt het nieuwe tarief direct doorgevoerd. Wil je dus bijvoorbeeld de tarieven wijzigen per 1 januari, dan dien je deze actie echt op 1 januari uit te voeren.

  • Ook is het goed om in het achterhoofd te houden dat de budgetten niet worden geïndexeerd.


Kostensoorten indexeren

Ook voor het indexeren van kostensoorten geldt dat je dit per kostensoort doet. Klik dus door naar de kostensoorten om te bepalen welke kostensoorten je wilt indexeren.

Aan de rechterkant kun je eventueel een filter toepassen om te kijken of het tarief van de kostensoort op een specifiek project > dienst overeenkomt met de standaard inkoopprijs en/of het verkooptarief. Je kunt hier immers op de specifieke dienst al vanaf geweken zijn.

Wanneer je een (of meerdere) kostensoorten selecteert en je klikt op Acties > Diensten met deze kostensoort, dan verschijnt er een pop-up waar je de tarieven van deze kostensoorten kan aanpassen:

  • Procentueel
    Selecteer eerst een + voor een verhoging of een - voor een verlaging.
    Vervolgens vul je het percentage in waarmee de verhoging of verlaging toegepast moet worden.

  • Nieuwe vaste waarde (tarief)
    Vul hier letterlijk het tarief in dat het moet worden (ongeacht wat het tarief hiervoor was).

Wanneer je op 'volgende' klikt, dan zie je vervolgens in dezelfde pop-up een overzicht van de kostensoorten met oude en nieuwe tarieven die het betreft. Op het moment dat je nu op 'prijswijziging doorvoeren' klikt, worden de nieuwe tarieven direct verwerkt. De wijziging is tevens terug te zien op de tijdlijn van het desbetreffende project.

Let op:

  • Het is niet mogelijk om de indexatie klaar te zetten voor een bepaalde datum. Wanneer je dit dus doet, wordt het nieuwe tarief direct doorgevoerd. Wil je dus bijvoorbeeld de tarieven wijzigen per 1 januari, dan dien je deze actie echt op 1 januari uit te voeren.


Medewerker tarieven indexeren

Maak je gebruik van medewerker uurtarieven, dan kun je ook deze tarieven (collectief) indexeren. In dit geval zijn er twee situaties denkbaar:

  • Optie 1
    Je hebt een team en/of individuele medewerker toegevoegd aan het project en hebt daar de tarieven gevuld (al dan niet automatisch)

  • Optie 2
    Of het project (dienst) kijkt naar de uurtarieven die in HRM op het rooster is vastgelegd

OPTIE 1: medewerker tarieven op projecten indexeren

Zie onderstaand filmpje vanaf 1:38 minuut.

Het indexeren van medewerker tarieven die op het project zijn vastgelegd werkt net even anders dan de uren- en kostensoorten. Ga naar Instellingen > Projecten > Indexeren > Projecten. Hier heb je de mogelijkheden om medewerker tarieven collectief te wijzigen. Dit kan op een geheel project en/of op individuele diensten die onder een project hangen.

Aan de rechterkant kun je specifiek zoeken op een relatie, project- naam of nummer en/of kun je filteren op dezelfde onderdelen als in de Projecten-module.

Wanneer je hier een project (of meerdere projecten in een keer) selecteert en je klikt vervolgens op Acties > Indexeren, dan je krijg je twee keuzeopties:

  • Je kunt de medewerker tarieven voor alle medewerkers en projecten procentueel verhogen of verlagen

  • Of je kunt de medewerker tarieven gelijktrekken aan het huidige actieve rooster tarief

Wanneer je op 'volgende' klikt, dan zie je vervolgens in dezelfde pop-up een overzicht van het aantal projecten, diensten en medewerkers die het betreft. Op het moment dat je nu op 'prijswijziging doorvoeren' klikt, worden de nieuwe tarieven direct verwerkt. De wijziging is tevens terug te zien op de tijdlijn van de desbetreffende projecten.

Let op:

  • Het is niet mogelijk om de indexatie klaar te zetten voor een bepaalde datum. Wanneer je dit dus doet, wordt het nieuwe tarief direct doorgevoerd. Wil je dus bijvoorbeeld de tarieven wijzigen per 1 januari, dan dien je deze actie echt op 1 januari uit te voeren.

  • Ook is het goed om in het achterhoofd te houden dat de budgetten niet worden geïndexeerd.

OPTIE 2:

De medewerker tarieven zijn niet specifiek vastgelegd op een project (dienst), doordat er geen projectteam of individuele medewerker is toegevoegd aan het project. In dat geval houdt Simplicate rekening met de tarieven van de actieve roosters in HRM.

Als de tarieven (zowel kostprijs als verkooptarief) wijzigen per datum x, dan kun je dat handmatig 1 voor 1 bij langslopen > beëindigen > en een nieuw rooster per datum x aanmaken, maar je kunt dit ook collectief doen. Ga dan naar het HRM overzicht > klik op Acties > Roosters aanmaken. Je krijgt dan de volgende pop-up te zien:

Hier geef je allereerst de begindatum van de nieuwe roosters op. Wanneer je op volgende klikt, dan zie vervolgens alle medewerkers met een (op het moment van de ingevulde begindatum) actief rooster die je aan kunt passen. De gegevens van de roosters die je hier ziet zijn de gegevens van de huidige actieve roosters (dit wordt dus letterlijk overgenomen). Hier kun je nu dus de nieuwe tarieven invullen. Als je een Ultimate Efficiency licentie hebt kun je ook een productiviteitstarget invullen, zodat je de waarde van de geplande taken van een medewerker kunt vergelijken met hun target. Klik je nu op Opslaan, dan worden alle huidige actieve roosters afgesloten met een einddatum die één dag voor de begindatum van het nieuwe rooster ligt en nieuwe rooster aangemaakt conform de ingevulde gegevens.

Let op: medewerkers die geen (op het moment van de ingevulde begindatum) actief rooster hebben, kunnen via deze actie ook geen rooster krijgen. Simplicate geeft dit proactief weer in de pop-up. Wil je voor deze medewerkers wel roosters aanmaken dan zul je dit dus handmatig moeten doen.


Diensten indexeren

Je kunt alleen de prijzen (collectief) wijzigen van abonnements- en vaste prijs diensten.

Ga naar Instellingen > Projecten > Diensten, klik op de dienst waar je de prijs wilt aanpassen en ga naar het tweede tabblad 'Projecten met deze dienst'. Hier staan alle diensten per project (met de factuurmethodes abonnement of vaste prijs).

Per factuurmethode zie je de bijbehorende diensten. Hier maak je de selectie waarvoor de prijs aangepast moet worden. Klik vervolgens op Acties > Prijs wijzigen.

In deze pop-up kun je vervolgens aangeven hoe je de prijs wilt aanpassen:

  • Procentueel
    Selecteer eerst een + voor een verhoging of een - voor een verlaging.
    Vervolgens vul je het percentage in waarmee de verhoging of verlaging toegepast moet worden.

  • Nieuwe vaste waarde (prijs)
    Vul hier letterlijk de prijs in dat het moet worden (ongeacht wat de prijs hiervoor was).

Zodra je op volgende klikt, toont dezelfde pop-up de nieuwe prijzen per dienst:

Nadat je op 'Prijswijziging doorvoeren' klikt, gaat Simplicate de prijzen wijzigen:

Let op: het is dus niet mogelijk om de indexatie klaar te zetten voor een bepaalde datum. Wanneer je dit dus doet, wordt het nieuwe tarief direct doorgevoerd. Wil je dus bijvoorbeeld de tarieven wijzigen per 1 januari, dan dien je deze actie echt op 1 januari uit te voeren.

Heb je het antwoord gevonden?