In Simplicate is het mogelijk diensten met facturatiemethode 'vaste prijs' in termijnen te factureren. Het kan echter voorkomen dat jouw termijnplan wijzigt, nadat je reeds één van de termijnen hebt gefactureerd. Hier leggen we uit wat te doen als je minder mag factureren dan gepland, en wat te doen als je meer mag factureren dan gepland.

Stel: je zou € 100.000 in rekening brengen in vijf termijnen en je hebt reeds 4 termijnen gefactureerd. De opdracht valt echter 'kleiner' uit dan verwacht: In plaats van € 100.000, ga je € 60.000 in rekening brengen. Dit betekent dat je € 20.000 te veel hebt gefactureerd en dat de laatste (nog niet gefactureerde) termijn van € 20.000 komt te vervallen. De situatie ziet er in Simplicate als volgt uit:

Let op: Om ervoor te zorgen dat de KPI's in Simplicate 'correct' worden weergegeven, adviseren we om termijnen nooit te verwijderen op het moment dat er reeds één of meerdere termijnen zijn gefactureerd. Verwijder je een termijn die reeds is gefactureerd en gecrediteerd, dan verlies je de historie van de termijn en zal op dienstniveau niet meer zichtbaar zijn dat de termijn ooit gefactureerd en gecrediteerd is. Verwijder je een nog 'te factureren' termijn, kun je niet terugzien waarom je meer had verwacht te factureren dan je uiteindelijk gefactureerd hebt.

Hoe ga je dan wel te werk?

We gaan de laatst gefactureerde termijn (termijn 4 uit bovenstaande afbeelding) crediteren (we hebben immers € 20.000 te veel in rekening gebracht) en vervolgens boeken we termijn 4 en 5 af, aangezien we deze termijnen niet meer in rekening gaan brengen. Om de laatste termijn af te kunnen boeken, dienen we de factuurdatum naar vandaag of het verleden te verplaatsen. We zien nu op dienstniveau dat we € 100.000 hadden verwacht te factureren, dat we € 80.000 hebben gefactureerd en dat we € 20.000 hebben gecrediteerd.

Wanneer we tabblad 'termijnen' openen, zien we dat de laatste twee termijnen zijn afgeboekt, waardoor we weten waarom we niet aan het 'verwachte' te factureren bedrag hebben voldaan.

Rapportage 'Projectresultaat'

In de rapportage 'Projectresultaat' zal in de kolom 'Omzet verwacht' worden getoond dat we € 60.000 verwachten te factureren, zoals dat gebruikelijk is wanneer we de prijs van een vaste prijs dienst aanpassen.

Wil je een hoger bedrag in rekening brengen dan je van te voren had verwacht en je hebt reeds één of meerdere termijnen gefactureerd, voeg dan een nieuwe vaste prijs dienst toe. Door een nieuwe dienst toe te voegen, voorkom je dat het totaal van je termijnen afwijkt van de prijs van de reeds bestaande vaste prijs dienst.

Stel: je zou € 80.000 in rekening brengen in 4 termijnen van € 20.000 en je hebt reeds 2 termijnen gefactureerd (€ 40.000). De opdracht verandert, waardoor je nu

€ 100.000 in rekening mag brengen.

Om de € 20.000 die je 'extra' in rekening brengt te kunnen factureren, laat je de termijnen ongewijzigd en voeg je een vaste prijs dienst toe op het project van

€ 20.000.