De urencontrole biedt de mogelijkheid om op verschillende niveaus uren te beoordelen. Om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit, dien je dit eerst aan te zetten via Instellingen > Uren > Controleren. Er zijn 3 mogelijkheden voor Urencontrole:

Indienen uren door medewerker

Met behulp van deze instelling kunnen medewerkers via de knop 'Week X indienen' aangeven dat zij voor die week klaar zijn met de urenregistratie:

Op deze manier voorkom je dat er uren worden gecontroleerd, waarbij de medewerker achteraf aangeeft 'nog helemaal niet klaar te zijn'. Zodra de medewerker op 'Indienen' heeft geklikt, staat er 'Week X ingediend' en weet de leidinggevende en/of projectleider dus dat de uren gecontroleerd kunnen worden.

Let op: wanneer deze instelling gedurende een week aangepast wordt, zullen de uren die in die week reeds geschreven zijn, de status Ingediend krijgen. Als er nieuwe uren geschreven worden in diezelfde week zal de week opnieuw ingediend moeten worden.

Urencontrole per project

Zet deze instelling op ja als je hier gebruik van wilt maken. Let op: als je deze instelling aanzet, dan moeten alle uren (op basis van nacalculatie) die nog niet gefactureerd zijn, goedgekeurd worden. Ook de uren die geschreven zijn op de factuur methodes 'vaste prijs' en ‘abonnement’ dienen goedgekeurd te worden. Registraties zoals declaraties en kilometers zullen ook onder de tab 'Projectcontrole' tevoorschijn komen om goedgekeurd te worden.

Op het moment dat je deze instelling hebt aangezet, zal er binnen de Urenmodule een extra tabblad verschijnen:

Onder Projectcontrole zie je per project alle geschreven uren, kilometers en kosten t/m de dag van vandaag (uren in de toekomst dus niet).

Let op:

Als indienen uren = Ja

Alle uren die door een medewerker geschreven en ingediend zijn, krijgen de status 'Goedkeuren projectleider'. Alle uren die niet ingediend zijn door de medewerker kunnen dus niet geaccordeerd worden door de Projectleider.

Als indienen uren = Nee

Alle uren die door een medewerker geschreven zijn, krijgen de status 'Goedkeuren projectleider'.

Hier kun je per geschreven regel de uren overboeken, corrigeren, afboeken etc.

Na de controle, kun je de uren collectief goedkeuren:

Aanpassen van uren

De uren blijven aanpasbaar zo lang de uren nog niet op een concept factuur staan, of zo lang de leidinggevende (als je deze instelling aan hebt staan) de uren nog niet gecontroleerd heeft.

Als de uren worden aangepast (ook wanneer de Projectleider al akkoord heeft gegeven), worden de uren weer ter controle aangeboden aan de Projectleider en worden de uren dus weer onder 'Nog niet gereed voor facturatie' gezet. Je dient er ook rekening mee te houden dat eventuele correcties die door de Projectleider zijn gedaan, hiermee ook komen te vervallen.

Urencontrole door leidinggevende (weekcontrole)

Deze optie is bedoeld om leidinggevenden, of een verantwoordelijk medewerker de weekstaten van medewerkers te beoordelen. Dit wordt vooral gebruikt om op compleetheid van uren te controleren en ervoor te zorgen dat er geen wijzigingen meer aangebracht kunnen worden door medewerkers.

De urencontrole door leidinggevende vindt plaats ná de urencontrole door projectleider (mits je dit geactiveerd hebt uiteraard).

Vervolgens verschijnt het tabblad ‘Weekcontrole’ in de Urenmodule:

Onder dit tabblad vind je alle weekstaten onderverdeeld in subtabs ‘Te controleren’, ‘Wachten op’ en ‘Goedgekeurd’. Aan de rechterkant heb je verschillende filtermogelijkheden. Wanneer een week in bepaalde tab getoond wordt hangt af van de status van de weekstaat. Hieronder vind je per tab de verschillende statussen.

Te Controleren

  • Als een weekstaat hier getoond wordt is de weekstaat klaar om goedgekeurd te worden.

    • Als het indienen van uren aan staat zullen alle ingediende weekstaten in deze lijst te vinden zijn. Wanneer het indienen van uren uit staat zullen alleen de weekstaten van verstreken weken hier beschikbaar zijn om goedgekeurd te worden.

  • Zo lang de weekstaat nog niet is goedgekeurd, vind je de uren, declaraties en kilometers ook niet terug bij gereed voor facturatie (indien ‘Uren te factureren als’ ingesteld staat op ‘Goedgekeurd door leidinggevende’).

  • Zo lang de uren nog niet zijn gecontroleerd, kunnen de uren nog aangepast worden.

  • Bij het aanklikken van een regel verschijnt een detailweergave van de weekstaat. In dit overzicht kunnen eventueel aanpassingen gedaan worden.

  • In deze detailweergave van de weekstaat is het ook mogelijk om het ‘tijd voor tijd’ saldo toe te kennen. Je kunt het aantal overuren eventueel nog aanpassen.

  • Heb je de uren gecontroleerd en wil je ze goedkeuren, dan klik je op ‘goedkeuren’. Je ziet nu dat de uren naar de categorie ‘goedgekeurd’ gaan.

Wachten op

  • Als een weekstaat van een medewerker hier wordt getoond dan is de weekstaat nog niet ingediend, zijn er nog uren, kosten of kilometers in de weekstaat die nog door een projectleider moeten worden goedgekeurd of is de weekstaat afgekeurd.

  • Zo lang de uren nog niet ingediend zijn (indien deze instelling aan staat), kan de leidinggevende deze ook niet goedkeuren en zijn deze ook niet beschikbaar voor facturatie.

  • Bij het aanklikken van een regel verschijnt hier ook een detail van de weekstaat waarin eventueel aanpassingen gedaan kunnen worden.

Goedgekeurd

  • Zodra de uren van een bepaalde week zijn goedgekeurd, worden de cellen in die week geblokkeerd.

  • Goedgekeurde uren kunnen niet meer aangepast worden. Zijn de uren nog niet gefactureerd en moeten de uren alsnog aangepast worden, dan moet je de goedkeuring ongedaan maken. Dit doe je door op ‘openzetten’ te klikken.

  • Op het moment dat de week bij goedgekeurd staat zal de status ‘goedgekeurd’ worden getoond in de agenda.

  • Werk je op basis van nacalculatie, dan staat de status van de uren (die je terugvindt bij nacalculatie op het project in de factuurmodule) op 'te factureren'.

  • De goedgekeurde uren vind je nu dus terug bij gereed voor facturatie.

  • Standaard worden de goedgekeurde weekstaten van de laatste 3 maanden getoond. Dit is aan te passen middels het datumfilter.

Afgekeurd

Heb je de uren gecontroleerd en wil je ze afkeuren, kies dan ‘afkeuren’. Vervolgens krijg je de optie om een workflow te starten. Via deze workflow kun je de acties coördineren die nodig zijn om de uren te corrigeren.

  • Je kunt het onderwerp en de toelichting zelf invullen. Klik je op uren afkeuren en workflow starten, dan start er automatisch een workflow (de workflow die je zelf hebt opgegeven bij Instellingen > Uren > Controleren > Workflow voor afkeuren) en worden de uren afgekeurd. Klik je op annuleren, dan kies je ervoor om de uren af te keuren, maar geen workflow te starten.

  • Werk je op basis van nacalculatie, dan staat de status van de uren (die je terugvindt bij nacalculatie op het project in de factuurmodule) op 'nog te factureren'.

  • Zo lang de uren nog niet zijn goedgekeurd, vind je ze ook niet terug bij gereed voor facturatie.

  • De uren kunnen in dit geval gewoon nog aangepast worden.

Uren te factureren als

Geef hier aan wanneer je de uren wilt factureren. Is dat nadat de projectleider akkoord heeft gegeven, of na het akkoord van de leidinggevende?

De keuze die je hier maakt heeft als consequentie dat wanneer één van beide akkoord heeft gegeven, dat de uren op dat moment bij 'gereed voor facturatie' komen te staan. Tot die tijd blijven de uren bij 'nog niet gereed voor facturatie' staan en kun je dit dus niet factureren.

Workflow starten bij uren afgekeurd

Hiermee geef je aan dat wanneer de uren afgekeurd zijn, er een workflow gestart moet worden.

Workflow voor afkeuren

Selecteer hier welke workflow je wilt starten bij het afkeuren van uren. Je kunt een standaard workflow gebruiken of zelf een workflow bouwen.

Tijd voor tijd toevoegen via urencontrole

Hiermee geef je aan of je gebruikt wilt maken van het automatisch toevoegen van verlof wanneer een medewerker meer uren heeft geregistreerd dan zijn of haar rooster. Na het selecteren van ‘Goedkeuren’ verschijnt een pop-up met daarin informatie over de medewerker, goedgekeurde week en het aantal uren tijd voor tijd dat wordt toegekend.

Verlofsoort Tijd voor tijd saldo

Selecteer hier het verlofsoort dat je wilt gebruiken wanneer je iemand extra verlof toekent.

Heb je het antwoord gevonden?