Om goed van start te gaan met Simplicate Project Management, is het belangrijk om de basis instellingen goed te hebben staan. In dit artikel doorlopen we alle instellingen, met uitleg over de mogelijkheden en gevolgen van keuzes. 

Algemene instellingen

Ga naar Instellingen > Projecten > Algemene project instellingen:

Te kiezen uurtarieven bij aanmaken nieuw project

Je ziet hier twee opties:

  • Uurtarief per urensoort
  • Uurtarief per medewerker 

Wanneer je Simplicate ook gebruikt voor het registreren van uren, dan kun je een tarief koppelen aan een medewerker (hangt het tarief af van wie het werk verricht), of aan een urensoort (dan hangt het tarief af van het type werk wat wordt gedaan, los van wie het doet). 

Vaak heeft een bedrijf een keuze gemaakt om de tarieven voor zijn klanten op één van deze manieren op te bouwen. Wanneer je beide doet, dan vink je hier simpelweg beide opties aan. Per project kun je dan namelijk je keuze maken. 

Factuurmethode

Elke dienst die je verleent, kan op drie manieren worden gefactureerd: 

  • Nacalculatie
    Het bekende 'uurtje factuurtje'
  • Vaste prijs
    Een vast bedrag & de mogelijkheid om dit in termijnen te factureren
  • Abonnementen
    Een vast bedrag dat je elke maand, kwartaal, halfjaar of jaarlijk wilt factureren

Vink hier de factuurmethodes aan waar jullie gebruik van maken, zodat je vervolgens per dienst de juiste keuze kunt selecteren.

Activeer kosten

Heb je kosten die betrekking hebben op je projecten, dan is het mogelijk om dit te registreren en te factureren in Simplicate. Je kunt kosten in Simplicate door de medewerker laten registreren (via declaraties) of middels projectinkoop. Dit leidt tot de volgende opties: 

  • Kosten niet actief 
  • Kosten via inkoopfactuur en via medewerker kunnen registreren
  • Kosten via inkoopfactuur kunnen registreren
  • Kosten via medewerker kunnen registreren

Met de eerste optie kun je er voor kiezen om kosten niet in Simplicate te registreren, de andere drie opties geven je de keuze hoe de kosten geregistreerd moeten kunnen worden indien van toepassing. 

Activeer project- en dienstnummering

Maak je gebruik van projectnummers, zet dit vinkje dan aan. Eventueel met als extra functionaliteit dat de nummering automatisch wordt overgenomen vanuit een salestraject (offertenummer).

Activeer dienstnummering: wanneer je gebruik maakt van projectnummers kun je ook gebruik maken van dienstnummers. Diensten onder een project krijgen dan een nummer met het projectnummer als prefix. Je kunt tevens instellen hoe lang dit nummer is. Vink dit alleen aan als je van deze nummering gebruik wil maken.

Maak je geen gebruik van projectnummers, zet het vinkje dan uit.

Activeer afwijkende opdrachtgever per dienst

Je kunt er voor kiezen om per dienst een verschillende opdrachtgever te selecteren, die optie kun je hier aanvinken. Let op: Per project kun je maar aan één debiteur factureren. 

Kilometers kunnen registreren op een project

Kies je ervoor om per project kilometers te registreren, dan heb je een aantal opties:

  • Prijs per kilometer
    De prijs per kilometer is de voorkeurwaarde, waar je per project altijd van af kunt wijken. Wanneer de prijs leeg gelaten wordt (€ 0,00), dan kun je wel kilometers registreren, maar niet factureren
  • BTW code
    Dit wordt op de factuur getoond en meegestuurd naar het boekhoudpakket, zodat de dit automatisch op de juiste manier wordt geboekt
  • Omzetgroep
    Dit is tevens gekoppeld aan een grootboekrekening in het boekhoudpakket voor het automatisch op de juiste manier boeken van een factuur in je boekhouding

Overige instellingen

Heb je alles goed ingesteld? Klik dan door naar de volgende tabbladen. Per tabblad hebben we alle instellingen uitgeschreven, voorzien van uitleg over de mogelijkheden en gevolgen van keuzes. 

Heeft u het antwoord gevonden?